Microsoft OfficeOutlookのチートシート

Microsoft OfficeOutlookのチートシート

Microsoft Office Outlook Cheat Sheet



Microsoft Office Outlook Cheat Sheet

Outlookのチートシート





Microsoft Outlookは、個人情報とスケジュールを管理するためのアプリケーションです。これは主に電子メール機能として知られており、使用されていますが、カレンダー、ジャーナル、メモ、連絡先管理、タスク管理、Webブラウジングなどの機能も含まれています。スタンドアロンプ​​ログラムとして購入できますが、より広範なMicrosoftOffice製品ファミリの一部です。一緒に働く Microsoft Exchange Server また、Microsoft SharePoint Serverも可能です。これは、受信トレイ、カレンダー、またはその他のデータを共有する必要がある組織に適しています。

Outlookは、100万人を超えるユーザーを抱え、世界中の主要な電子メールクライアントおよび個人管理アプリの1つです。これが、それを扱うときにすべてのトリックと機能を知ることが重要である理由です。私たちのチートシートは、Outlookを起動して実行する方法についての説明を提供し、将来利用できるいくつかの役立つヒントを共有することを目的としています。



  • ヒント:Outlookを使い始めたばかりの人を知っていますか? Outlookのチートシートの記事を友人、クラスメート、同僚、または従業員と共有して、彼らがより早く学習できるようにします。知識は力であり、このチートシートを送信することで他の人を助けることができます。

永久対サブスクリプションライセンス?どちらを選ぶべきですか?

OutlookはMicrosoftOfficeスイートの一部であり、2つの異なるバージョンで利用できます。これらのバージョンはどちらも、対照的なオーディエンスにより適したさまざまな長所と短所を提供しているため、購入を決定する前にオプションを確認することが重要です。

「永久」ライセンスは、Outlookを永久に所有するために一度の支払いで済むため、非常に費用対効果の高いソリューションを提供します。このため、Microsoftは将来のアップデートを提供しません。何かを購入すると、その時点で利用可能なバージョンを所有することになり、将来のバージョンを購入する必要があります。

一方、Office 365サブスクリプションを購入すると、永久に所有するものでなくても、メリットがあります。費用はかかるかもしれませんが、複数のOfficeアプリにすぐにアクセスできるだけでなく、将来の更新や追加の独自の機能も利用できます。クラウドの共有やチームとの共同作業などが必要な場合は、サブスクリプションが最適です。

リボンインターフェイスを理解する

リボンは、ここ数年、Officeアプリケーションの主要な部分になっていることを知っておく必要があります。これは、ナビゲーションを容易にすることを目的として、Office2007でずっと前に導入されました。昔ながらのメニューとサブメニューの複数の層は、すぐに混乱して疲れることがあります。リボンを使用すると、視覚的なインターフェイスを使用して、自分が知っていて大好きなツールを見つけるのに役立ちます。

リボンは、Outlookをナビゲートする方法であり、テキストの書式設定、要素の挿入、電子メールの微調整、およびその他の機能へのアクセスの機会を開きます。これは、何よりもまず、リボンについてのすべてを学ぶ必要があることを意味します。

リボンインターフェース Outlookの受信トレイ

以前のOutlookバージョンとは対照的に、新しいリリースのリボンはよりフラットなデザインになっているため、画面が乱雑になり、気が散ることが少なくなります。ミニマリストデザインは、ソフトウェアに競合他社とは一線を画すモダンでスタイリッシュな外観を与えます。時代に遅れないようにしたい場合は、どちらかを使用することを強くお勧めします Outlook 2016 またはOutlook2019。

リボンを切り替えます

Outlookでリボンを切り替えます

リボンの表示方法を変更するには、いくつかの設定と方法があります。画面の右上に、「リボン表示オプション」というタイトルのアイコンが表示され、3つの異なるオプションを含むドロップダウンメニューが開きます。

  • リボンの自動非表示:このオプションは、デフォルトでリボン自体、およびリボン内のタブとコマンドを非表示にします。これを選択した場合、リボンとその内容を表示する唯一の方法は、Outlook画面の上部をクリックすることです。
  • タブを表示:このオプションは、リボンのタブを保持しますが、その下にあるすべてのコマンドを非表示にします。タブの1つをクリックし、を押してコマンドを表示できます。 Ctrl + F1 キーボードのキー、または「 タブとコマンドを表示する 代わりに」オプション。
  • タブとコマンドを表示する:このオプションを使用すると、タブとコマンドの両方が常に表示された完全なリボンを表示できます。

テルミーバーで効率的に

欲しいものを教えて

Outlookは比較的初心者向けのアプリケーションですが、特に新しいユーザーにとっては、迷子になりがちです。マイクロソフトは、誰もがアプリケーション内のツールを簡単に見つけられるように変更を加えました。 Outlookには膨大な量の機能があるため、リボンのすべての機能がどこにあるかを追跡するのが難しくなる可能性があります。ツールの学習と記憶に多くの時間を費やすことはすべての人にとって選択肢ではないため、この新機能を紹介したいと思います。

新しい「あなたがやりたいことを教えてください」または単に「 教えてください 'はこの問題を解消することを目的としています。リボンの最後のタブのすぐ横をクリックするか、を押すと使用できます。 Alt + Q キーボードのキー。この機能を使用すると、入力できることに気付くでしょう。これは、Outlookに何をしたいかを伝えることができるときです。

たとえば、電子メールの最後にデジタル署名を挿入するとします。この場合、Tell Meを開いて、「デジタル署名」と入力する必要があります。次に、Outlookは署名に関連するすべてのツールを返し、リボン自体のどこにあるかを知らなくてもツールを使用できるようにします。

他の結果も役立つ場合があり、問題の可能な解決策を提案します。入力するタスクごとに、トピックに関するヘルプを取得したり、スマートルックアップ機能を使用してオンラインで検索したりするためのリンクが常にあります。

結論として、Tell Meを使用すると、タスクをより迅速に実行し、ソリューションを検索できます。 Outlook 2019 。あなたが自分自身をソフトウェアのベテランだと思っていても、あなたはあなたの仕事をスピードアップする方法を見つけ続けることができます。 Tell Meは、以前に検索したタスクを記憶しているため、将来的にさらに到達しやすくなります。

焦点を絞った受信トレイをお楽しみください

フォーカスされた受信トレイ

Outlookは、電子メールにファイルを添付するのを忘れた場合の通知、スペルチェック、テキストの書式設定、ボタンをクリックするだけで独自のデジタル署名を挿入するなどの簡単なタスクを実行できることは明らかですが、それだけではありません。 。

新しいFocusedInbox機能を使用すると、受信メールを「Focused」と「Other」というラベルの付いた2つの異なるメールボックスに分割できます。この変更は、すべての受信メールの乱雑な概要を表示するのではなく、重要なものをすぐに表示できるようにするために実装されました。重要なものが[フォーカス]タブに表示されます。

  • 注:フォーカスされた受信トレイは、Office2013で最初に導入された古いクラッター機能に代わるものです。Office2016の永続バージョンを使用している場合は、クラッター機能がまだあり、フォーカスされた受信トレイにアクセスできない可能性があります。この場合、フォーカスされた受信トレイ機能を取得するためにできることは、次のような、それを含むバージョンのOutlookにアップグレードすることだけです。 Outlook 2019

それ以外はすべて他の受信トレイに流れます。これには、ニュースレター、コンピューターで生成された電子メール、プロモーションなどが含まれます。タブを簡単に切り替えることができ、他の受信トレイに届くメールについてもアラートを受け取ることができます。この機能を自分の好みに合わせて微調整することもできます。つまり、何かが別のタブに表示されるべきだと思った場合は、自分で簡単にそこに配置できます。

あなたの声と耳を活用してください

見通しの口述

ディクテート機能を使用すると、マイクに向かって話し、音声認識を介して単語をテキストに自動的に変換できます。これはOfficeインテリジェントサービスの1つであり、音声認識サービスを次のレベルに引き上げます。同時に話している間、句読点を簡単に追加したり、テキストを編集および修正したり、音声を使用するだけで達成できる高速作業を楽しむことができます。

コンピューターの簡単操作機能を使用してメールを聞くこともできます。 Outlookがメッセージを大声で読み上げるので、Dictateと密接に関連しています。今では、能力の低い人でもこれまでになく簡単にコミュニケーションをとることができます。障害がない場合でも、マルチタスク能力を大幅に向上させ、生産性を向上させることができます。

Office365グループと連携する

Office365グループ

会社またはチームがOffice365グループを使用している場合は、グループに参加したり、新しいグループを作成したり、Outlookからグループカレンダーで会議をスケジュールしたりすることができます。これらのグループは、ほとんどのOffice 265ビジネスおよびエンタープライズプランで利用できるため、オンラインコラボレーションと組織化が以前よりもはるかに簡単になります。これにより、リモートで作業しているときでも、ドキュメントライブラリ、カレンダー、メモ、電子メールアカウントなどのリソースを共有できます。

@Mentionsで誰かの注目を集める

見通しの@メンション

オンラインでソーシャルメディアに参加している人は、言及に精通している必要があります。誰かのユーザーIDの前に@記号を挿入すると、通知を送信できるため、その人がキーボードから離れていても注意を引くことができます。ソーシャルメディアの場合と同様に、メッセージに@Mentionのユーザーを追加して、タグ付けされたすべての受信者にメッセージのコピーを受信させ、さまざまなタイムゾーン間でも継続的なコミュニケーションを可能にします。

誰もが知っておくべき便利なOutlookショートカット

このチートシートを終了するために、作業をスピードアップするために使用できる最も役立つOutlookキーボードショートカットをいくつか含めることにしました。

  • Ctrl + Shift + M :新しい電子メールメッセージを作成します。
  • Ctrl + A :受信トレイ内のすべてのメッセージを選択して、メッセージのバッチを一度にすばやく移動または削除します。
  • Ctrl + D :選択したアイテムを削除します。
  • Ctrl + Q :メールを既読としてマークします。
  • Ctrl + U :メールを未読としてマークします。
  • Ctrl + Shift + G :後で思い出させるために、フォローアップのためにメッセージにフラグを付けます。
  • Ctrl + Shift + K :新しいタスクを作成します。
  • F3 :検索ボックスを開いて、受信トレイをすばやく確認します。

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